〈かけ方の基本〉
(1)相手の電話番号、所属、氏名を確認。
(2)かける前に話の要点をよくまとめておく。
(3)話に必要な資料とメモ用紙を手元に用意しておく。
(4)相手が電話に出たら「私、××会社の××と申します。
いつもお世話になっております」と、自分の会社名、所属部門、名前をはっきりと名乗り、あいさつをする。
(5)「○○課の○○様いらっしゃいますでしょうか」と、話したい相手の所属、氏名をはっきりと伝える。
(6)相手が出たら「○○様でいらっしゃいますか」と、相手を確認してから用件に入る。
(7)「○○の件についてですが」と、まず最初に、電話の内容について概略を一言でいい、「ただ今、よろしいでしょうか」と、相手が忙しくないか確かめる。
(8)用件を、順序立てて簡潔に話す。
(9)話が済んだら、もう一度重要な部分を繰り返して確認する。
(10)相手からの話がないかを確認した後で「失礼いたします」、あるいは「よろしくお願いいたします」とあいさつをする。
(11)静かに受話器を置く。
JDPアセットマネジメント株式会社