2016年2月アーカイブ

電語のマナーいろいろ

▼電話をかける時も受ける時も、きちんとした姿勢で。

「電話では見えないから・・・」と油断しがちだが、相手にはわかるもの。

特に、お礼を述べたり、おわびをする時などは、電話の前でおじぎをするくらいの気持ちが必要である。

姿が見えないからといって、口先だけのお礼やおわびを言っても、相手はたいてい見破っている。

▼電話をかける時間にも気をつける
・昼休みや定時間後は原則としてさける。

特に何かをお願いする用件の場合はさけるべき。

・個人宅への電話は、食事時や午前九時前、午後七時以降は原則的にさけた方がよい。

・社内電話の場合でも、朝のミーティングの時間はさける。

▼親しくても節度をもって
・社内電話などでの親しい人との電話は、とかく粗雑になりがちだが、一応礼儀はわきまえる。

・長電話もしがちだが、社内であっても慎む。

▼電話中の人の回りでは、静かに
・とんだ秘密漏洩の原因にもなりかねない。

・笑い声などは、相手を不愉快にすることがあるので注意する。

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(1)伝言を頼む時は、「それでは、お手数をおかけいたしますが、お伝えいただけませんでしょうか・・・」と、伝言内容を5W2Hに沿って簡潔に伝える。

(2)最後に、伝言を依頼した人の名前を「失礼ですが、どちら様(どなた様)でしょうか」と確認する。

〈相手が多忙でかけ直す時〉
・あらかじめ、いつかけ直せばよいか時間を聞いておく。

〈通話中、電話が切れてしまった時〉
・かけた方からかけ直す。

相手が出たら「電話が切れてしまったようで申し訳ございません」とおわびをする。

〈間違い電話をしてしまった時〉

・「間違えました。申し訳ございません」とおわびをする。

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電話のかけ方

〈かけ方の基本〉
(1)相手の電話番号、所属、氏名を確認。

(2)かける前に話の要点をよくまとめておく。

(3)話に必要な資料とメモ用紙を手元に用意しておく。

(4)相手が電話に出たら「私、××会社の××と申します。

いつもお世話になっております」と、自分の会社名、所属部門、名前をはっきりと名乗り、あいさつをする。

(5)「○○課の○○様いらっしゃいますでしょうか」と、話したい相手の所属、氏名をはっきりと伝える。

(6)相手が出たら「○○様でいらっしゃいますか」と、相手を確認してから用件に入る。

(7)「○○の件についてですが」と、まず最初に、電話の内容について概略を一言でいい、「ただ今、よろしいでしょうか」と、相手が忙しくないか確かめる。

(8)用件を、順序立てて簡潔に話す。

(9)話が済んだら、もう一度重要な部分を繰り返して確認する。

(10)相手からの話がないかを確認した後で「失礼いたします」、あるいは「よろしくお願いいたします」とあいさつをする。

(11)静かに受話器を置く。

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