2015年9月アーカイブ

人間、自分の関心の深い問題を持ち出されると、すぐに話にのるものです。

とくに、自分の趣味としていることには、誠に弱いのです。

こうしたところから、先方のふところに飛び込む、というのもつき合い方のテクニックです。

あるいはまた、先方の重役の誕生日とか結婚記念日などを記録しておき、その日には、祝電とともに花などのプレゼントをします。

タイミングのよい祝電としゃれた花のプレゼントは、効果は抜群といえます。

取引先とのつき合いにも、要は誠意を持ってあたることにつきます。

そして、誠意の伝え方にはアイデアが必要です。

これには、正確な情報が欠かせないものとなるというわけです。

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得意先カードで情報を整理

得意先、取引先とのつき合いで、まず頭に浮かぶのが中元、歳暮などの贈答でしょう。

それに、会社の記念行事などの祝いです。

これも欠かせないつき合いの一つではありますが、これだけでは先方の心の中に飛び込む積極性には欠けるといわなければなりません。

中元や歳暮、行事への祝賀などは、どこの企業、会社でもやっていること。

より積極的なつき合い方の活用には、顧客カードを利用することです。

相手の会社の幹部の名前、取引状況にとどまらず、会社の行事などの予定、役職者の家族構成、趣味、性格などまで、正確に記録し、整理しておくのです。

先方の重役のゴルフのハンデが上ったという情報が入ったとすれば、これもきちんと記録しておきます。

そして、取引先を訪問したとき、「ゴルフの腕をすっかりおあげになったそうですが、一度ぜひ、お手合わせさせてください」というように活用するのです。

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(3)取り次ぎ相手がいないとき。

「外出中です」で終わらせてしまう。

タナカ課長への取り次ぎを頼まれたのですが、あいにく外出中。

このとき、「タナカは外出しています」と答える人、どこがいけないのかわかりますか?

まず、いかにも紋切り型であること。

「います」と言い切って、話を終わらせているところです。

「いないからこそ、どうするのか」を相手に伝えておかなくてはなりません。

何時に戻るのか、改めて電話してもいいのか、伝言のほうがいいのか、をさりげなく聞きます。

「申し訳ございません。タナカは外出中で、○時に戻りますが、ご伝言がございましたら私○○が承ります」と自分の名前ははっきり明瞭に発音するのが礼儀ですが、すべての人がそうだとは限りません。

困ったことに、ぼそぼそした声の質の人というのは案外多いものです。

初対面のとき、名前が聞き取れなくても、間違っても「もっとはっきり言ってください」と言ってはいけません。

「××さまですか?」と復唱すれば、少しははっきり答えてくれます。

が、面と向かっては二度が限度でしょう。

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実例の中から、思わずやっているものがないかどうか、もう一度確認してみましょう。

(1)取り次ぎを頼まれて、はっきりと「いる、いない」を答えてしまう。

「タナカ課長をお願いします」という電話がかかったとします。

このとき、「はい、おります、お待ちください」と答えてしまう人は要注意です。

取り次ぎの相手はもしかしたら、手が離せない仕事をしているかもしれないし、その相手とすぐに話せない事情があるかもしれません。

このときは、「少々お待ちくださいませ」と言って保留ボタンを押してから、取り次ぎます。

もし、「いないと言ってくれ」と頼まれたら「あいにく席を外しております」「ちょうど外出したところで、帰社時刻は電話連絡になっております」とごまかします。

(2)取り次ぎ相手が電話中。

さて何と言う?

こういう場合、社内の人間について言うのに「さん」「課長」はつけてはいけないのは常識です。

しかし、実際にこの受け答えはどうでしょう。

「タナカはただいまお電話中でございます」

電話をていねいに言っただけのことですが、これは間違いです。

社内の人の行為を尊敬してしまっているのです。

この場合は「タナカはただいま他の電話に出ております。

終わりましたら、こちらから折り返し、連絡させていただきます。」

相手が出先かどうか確認するのも忘れずに。

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会社によっては、「××プロデューサー」と呼んでいるところもあります。

ですが、社長以下全員を「××さん」と呼ぶところもあるのです。

いつもと違う呼び方をされると、どことなく落ち着かない気分になってしまいます。

最初は名字の下に「チーフ」などをつけて、様子をみるといいでしょう。

もし、相手が違和感を感じるようであれば、表情に変化が出てくるはずです。

例えば、こういう話も聞いたことがあります。

「名刺を差し出した相手から、『××チーフは』と呼ばれて、奇妙な気持ちがしました。

社内でもさんづけだから、『××でいいですよ』と言ったのに、相手はかたくなに「チーフ」。

こうなるとよほど肩書が好きな人なんだと思ってしまいます」

このときの相手の様子に気を配ること、周囲に人がいれば、呼び方に気をつけてみるなどの配慮もあるといいでしょう。

もちろん肩書で呼んでも相手が平静であれば、そのまま呼び続けます。

そして忘れてはならないことは「××でいいですよ」と言われたときも、いきなり変えてしまわず、「よろしいのでしょうか」「お言葉に甘えさせていただきますが」など断りをいれることです。入社したらまず、徹底的に教えこまれる電話の応対。

1カ月もたてば、もうすっかり慣れたと思ってしまうかもしれません。

しかし、実際に失礼な応対の例は数限りなくあります。

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